Así como las personas desarrollamos hábitos para incrementar nuestra eficiencia, las organizaciones adoptan prácticas para operar de forma más eficiente. Y tal como a nivel individual requerimos iniciar o cambiar nuestros hábitos para abordar desafíos personales, las organizaciones requieren construir nuevas prácticas o rediseñar prácticas inefectivas, para abordar sus desafíos operativos.
Siguiendo el enfoque pragmático, creemos que las prácticas no solo aportan a la eficiencia, sino que “dan sentido al trabajo” y que es mediante la acción que ganamos comprensión y claridad de nuestros roles.
En este artículo, exploraremos el impacto no evidente que las prácticas tienen en las organizaciones. Te invitamos a reflexionar sobre cómo las prácticas de tu organización proveen estructura y son clave para lograr resultados consistentes.
1. Las prácticas constituyen la “columna vertebral” de la operación
Las prácticas son las acciones que un equipo toma de forma recurrente. Entendemos por práctica a una forma compartida, consistente, observable y medible de hacer las cosas en una organización, para cumplir un propósito. Las prácticas organizacionales se instalan y viven en las interacciones de las personas del equipo, modulando la forma en la que trabajamos. En el extremo, cuando ya no las notamos y son las prácticas aceptadas, constituyen nuestra cultura; la manera “normal” y evidente de hacer las cosas aquí. Los equipos adoptan formas de actuar que se hacen transparentes, hasta que nuevas formas de operar se instalan.
Algunos ejemplos:
- prácticas de evaluación de resultados que permiten entender el nivel de cumplimiento
- prácticas de planificación y programación para dividir y ordenar el trabajo futuro
- prácticas de toma de decisiones para garantizar instancias eficientes de proyección
- prácticas de delegación (handoff) para asegurar el “traspaso” del trabajo
- prácticas de aprendizaje para desarrollar habilidades del equipo
- prácticas de sintonización para promover la transparencia
- prácticas de trabajo individual que requieren competencias específicas de mi rol
- prácticas de coordinación para acordar acciones futuras
- prácticas de gestión del conocimiento para hacer explícito el conocimiento tácito
La organización aprende al instalar prácticas
Para Bourdieu (1991:92), una práctica (o hábito organizacional) es un sistema transferible de “estructuras estructurantes”, es decir, principios organizadores que producen un orden eficiente. Esto quiere decir que una práctica genera orgánicamente una dinámica que facilita el trabajo. Por su parte, Etienne Wenger y Jean Lave en los años 90 como parte de su teoría sobre el aprendizaje situado, sostienen que el aprendizaje ocurre a través de la participación activa en prácticas sociales.
Lo que nos parece interesante es que las prácticas permiten que las acciones del día a día estén alineadas con las promesas que la organización hace a sus clientes.
Las prácticas generan continuidad y un estándar de trabajo
Para David Friedman, cuando las prácticas se realizan repetidamente, se internalizan y se convierten en el estándar esperado para la ejecución dentro de una organización. Esta internalización asegura que las acciones se lleven a cabo de manera organizada y coherente, liberando a los equipos de la necesidad de replantear los procesos básicos y de tener que inventarlos cada vez.
Las prácticas organizacionales ayudan a “hacer que las cosas pasen de cierta manera”, garantizando que ciertas conversaciones sucedan, cuando normalmente no tendríamos la motivación o disciplina para hacerlas pasar por nuestra cuenta:
- Generando continuidad al establecer instancias de conversación consistentes. ¿Te imaginas si en cada emergencia tuviésemos que consensuar un nuevo protocolo de escalamiento?
- Otorgando un marco de acción en el cual no es necesario explicitar todo. ¿Te imaginas si en cada reunión tuviésemos que definir la forma en que evaluaremos el desempeño del negocio?
El fundador y ex CEO de Amazon Jeff Bezos, ha compartido distintas prácticas que considera fundamentales para su éxito, pero una de las más conocidas es cómo las reuniones en Amazon inician con algunos minutos de lectura silenciosa (silent start) de un documento de 6 páginas (memo) preparado antes de comenzar la discusión. Desde el 2004 las PPTs están prohibidas para las reuniones en Amazon. Este es un ejemplo de práctica que otorga estándar, continuidad y un marco de acción, logrando que todos los participantes sepan que tendrán tiempo para leer la información relevante antes de ir a la discusión o deliberación.
Las prácticas cultivan un sentido de equipo
Eric Kish sostiene que las prácticas organizacionales tienen la capacidad de estructurar la acción en torno a lo que se valora dentro de una empresa. Argumenta que estas prácticas no solo facilitan la operación diaria, sino que también cultivan un sentido de pertenencia al revelar y reforzar los valores que definen a la organización. Un ejemplo emblemático de esto son algunas prácticas de Google:
- Google utiliza OKRs (Objetivos y Resultados Clave) para definir y comunicar los objetivos estratégicos en toda la organización, alineando los esfuerzos de los equipos con la misión de la empresa
- Conocida informalmente como "Perf" (por Performance), la evaluación de desempeño anual determina las trayectorias profesionales de los trabajadores, visibilizando las oportunidades como las expectativas de mejora
- TGIF (Thank God It's Friday) reuniones semanales de todo la organización que se realizan desde los primeros días de Google (primero los viernes, ahora los jueves), se han transformado en encuentros globales (All Hands). Este cambio muestra la evolución de Google mientras mantiene una tradición que fortalece la cultura corporativa
A través de la participación regular en estas prácticas, los trabajadores ganan un entendimiento del negocio, aprenden cómo actuar de acuerdo con lo que se valora en la organización y, lo más importante, desarrollan un sentido compartido de equipo, un "nosotros colectivo”, donde todas las personas participan en conversaciones constantes y estables.
2. Al instalar prácticas, muchos equipos toman supuestos inadecuados
Existen distintas situaciones en las que una organización necesita instalar nuevas prácticas. Por ejemplo, al realizar cambios estratégicos (para alinear las operaciones del día a día con un nuevo enfoque), a medida que la organización crece (para manejar un mayor volumen de trabajo), al realizar cambios tecnológicos (para maximizar los beneficios de las nuevas herramientas) o al enfrentar una crisis (para adaptarse a las nuevas circunstancias), sin embargo, frente a la necesidad de instalar nuevas prácticas hemos visto que muchos equipos toman ciertos supuestos que dificultan su efectividad.
Supuesto 1: Las mejores prácticas globales funcionarán en la organización
Es tentador mirar a los referentes de la industria y copiar sus métodos, esperando replicar su éxito en nuestros equipos, instalando las "mejores prácticas" globales (best practices de la industria o empresas extranjeras). Sin embargo, la efectividad de las prácticas es contextual, no universal.
Investigaciones revelan que lo que funciona en un lugar puede no funcionar en otro debido a diferencias culturales. La sugerencia de los expertos es que en lugar de importar ciegamente estas prácticas, los líderes deberían entender su propósito y contar con un intermediario cultural que pueda adaptarlas.
El desafío es que los equipos se mantengan evaluando si la práctica se hace cargo de las preocupaciones o insatisfacciones por las que originalmente se implementó. Este proceso de evaluación continua es esencial para que permanezcan relevantes frente a los cambios organizacionales.
Lo que funciona bien para otros, no necesariamente nos funcionará a nosotros.
Supuesto 2: La tecnología resolverá la ausencia de prácticas
Como señala Sherry Turkle en "Reclaiming Conversation", la tecnología puede facilitar la adopción de prácticas, pero no reemplaza la necesidad de desarrollar habilidades y relaciones interpersonales. A nivel organizacional, la tecnología nos puede ayudar a estructurar procesos, pero no puede por sí misma gestionar dinámicas interpersonales complejas: sustituir la toma de decisiones reflexiva, la valoración de lo que nos importa, la adopción de promesas o la coordinación de acciones futuras.
Al igual que comprar un reloj inteligente (tipo Apple Watch o FitBit) no reemplaza el entrenamiento necesario para correr una maratón, adoptar una nueva herramienta tecnológica no reemplazará las acciones deliberadas y recurrentes para lograr los objetivos de un equipo. Creemos que la tecnología debería ser incorporada para hacer más eficiente prácticas existentes y que es absurdo pensar que la tecnología logrará suplir la ausencia de prácticas.
¿Cuánto presupuesto se va a la basura por instalar un software que nunca logró ser (bien) utilizado?
Las prácticas anteceden a la tecnología. Pero la tecnología habilita la adopción de prácticas.
Supuesto 3: Las prácticas instaladas serán efectivas en un contexto diferente
Edgar H. Schein, en "Organizational Culture and Leadership", señala que las prácticas están condicionadas por el ambiente estructural específico donde se desarrollan. Ignorar estos factores al implementar prácticas en nuevos contextos puede conducir a resultados insatisfactorios.
La efectividad de una práctica depende (entre otras cosas) del contexto interno, del tamaño de la organización, la estructura de poder, y las condiciones del mercado. Si bien una práctica puede ser útil para un propósito en un tamaño de la organización, puede dejar de serlo a una escala diferente. Entender que las prácticas son funcionales al contexto, nos invita a poner atención a cuándo una práctica requiere ser rediseñada o incluso eliminada.
Por ejemplo, una estrategia de decisión descentralizada puede ser efectiva en un equipo que se está formando, pero si el equipo crece, la toma de decisiones centralizada podría ser más útil en esa nueva escala.
Las prácticas son dinámicas y requieren ajustes a medida cambia el contexto interno, el equipo y el tamaño de la organización.
Lo que nos trajo hasta aquí no necesariamente nos llevará a donde queremos ir.
💡 Take-away: ¿La Conclusión Rebel?
Cualquier cambio organizacional no sucede solamente por saber qué cambiar, sino por el diseño y adopción de prácticas. Si observas que tu equipo o proyecto no está logrando alcanzar resultados satisfactorios o requiere prepararse para un nuevo desafío, los líderes naturalmente ponen foco en los procesos y sistemas. Nuestra invitación es a no olvidar la pregunta: ¿qué práctica necesitamos iniciar, editar o suspender para hacernos cargo?
Al adoptar nuevas prácticas o editar prácticas existentes, cambia la organización. Sin embargo, instalar una práctica no es un ejercicio meramente cognitivo; se puede entender la práctica, su estructura y herramientas de soporte, pero sólo se instala en la medida que sus participantes la ejecuten rigurosamente y cumplan con su propósito.
Los valores de la organización se observan más en las prácticas que en los discursos. Las prácticas revelan los valores de la organización (aquello que es importante) y cuando las prácticas no son coherentes con los discursos, se generan juicios de inconsistencia que frustran a los equipos. Si declaramos que la eficiencia y el cumplimiento a tiempo es relevante pero las personas llegan tarde a las reuniones, el valor “eficiencia” es una buena intención que no se observa en la realidad. Ser rigurosos con las prácticas permite entrenar los comportamientos que son importantes para la organización. En las prácticas es donde los valores organizacionales se hacen reales.
Tal como a nivel individual, el compromiso por mantener un hábito es una fuerza que permite desarrollar una nueva identidad (al cultivar el hábito de correr, desarrollamos la identidad de “corredor”), creemos que el compromiso por sostener prácticas organizacionales permite cultivar una identidad de equipo (al cultivar la práctica de planificar, el equipo se transforma en un equipo “anticipado”). En ese sentido, las prácticas que adoptamos (o no) en nuestras organizaciones son más que protocolos, procesos y reuniones, son los pilares con los que “construimos” la empresa.
La invitación para los líderes, es a hacerse responsables de adaptar las prácticas vigentes, para que proyecten a la organización hacia el futuro esperado y no reflejen la inercia del pasado sin reflexión. Todas las personas somos responsables de contribuir a la efectividad de las prácticas en las que participamos, pues en cada una de ellas construimos cultura, equipo, y en última instancia, la empresa.
Porque en las prácticas está en juego el negocio.
Gracias por leernos.
Sebastián Balmaceda - Fernando Brierley
💬 Preguntas para reflexionar
Esta semana te invitamos a reflexionar sobre:
- ¿Hacia dónde nos proyectan las prácticas que tenemos actualmente como organización?
- ¿Qué propósito cumple cada una de las prácticas de mi equipo? ¿Logran su propósito? (o las personas creen que pierden el tiempo)
- ¿Qué prácticas requieren ajustes en mi equipo?
- ¿Qué practicas deberíamos eliminar en el equipo?
- ¿Qué conversaciones, de ser recurrentes, nos ayudarían a avanzar o cumplir mejor?
📕 Recomendación
- ✅ Libro: Chauncey Bell en su libro Mobilize, nos comparte cómo movilizar prácticas de forma eficiente
- ✅ TED: Atomic Habits: How to Get 1% Better Every Day
🏆 Meme selection
Buenas prácticas para fomentar la participación
Buenas prácticas para enviar comentarios a una presentación o documento
Buenas prácticas para priorizar
